Légal

Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

En vigueur le 20 octobre 2026

1. Qui sommes-nous ?

SetupAI Services Inc. (« SetupAI », « nous », « notre », « nos ») est une firme-conseil québécoise spécialisée en stratégie, en transformation et en livraison de solutions d'intelligence artificielle, établie à Montréal, au Québec, Canada.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») s'applique aux renseignements personnels que nous détenons ou qui sont sous notre contrôle, notamment ceux recueillis lorsque vous consultez notre site web, ainsi que dans le cadre de l'ensemble de nos activités : services-conseils, gestion de nos relations clients, recrutement et exploitation de nos outils numériques (les « Services »).

SetupAI agit à titre de responsable des renseignements personnels qu'elle recueille.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : info@setupai.ca

Si vous accédez à nos Services ou les utilisez, vous convenez d'être lié par les modalités de la Politique.

2. Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de nos Services, SetupAI recueille les catégories de renseignements personnels suivantes.

2.1 Renseignements d'identification

• Nom et prénom
• Adresse courriel professionnelle
• Numéro de téléphone, lorsque vous le fournissez
• Titre et nom de l'organisation
• Adresse postale, dans le cadre d'un mandat ou d'une facturation

2.2 Renseignements transactionnels

• Coordonnées de facturation
• Informations relatives aux comptes clients et fournisseurs
• Historique des mandats et des transactions
• Informations relatives aux Services que nous avons rendus

2.3 Renseignements relatifs à nos collaborateurs et aux candidatures

Cette catégorie s'applique lorsque nous recrutons, employons ou rémunérons une personne :

• Nom, coordonnées et, aux seules fins de la paie, numéro d'assurance sociale
• Curriculum vitæ, diplômes et certifications
• Contrats de travail ou de service et dossiers de candidature
• Relevés de temps par mandat
• Informations relatives à la rémunération et aux avantages

2.4 Renseignements de navigation

• Adresse IP
• Type de navigateur et de système d'exploitation
• Pages demandées, date et heure

Ces données sont consignées par notre hébergeur aux seules fins de sécurité et de bon fonctionnement du service. Le site n'utilise aucun témoin de mesure d'audience, de publicité ou de personnalisation : voir l'article 9.

2.5 Renseignements fournis volontairement

• Contenu de nos échanges par courriel
• Réponses que vous inscrivez dans le formulaire de prise de rendez-vous
• Curriculum vitæ et informations transmises lors d'une candidature spontanée
• Informations fournies dans le cadre d'une relation d'affaires

Lorsque vous fournissez des renseignements volontairement, vous reconnaissez que nous n'avons aucun contrôle sur la nature et le type de renseignements que vous choisissez de transmettre. Si vous choisissez d'y inscrire des renseignements personnels sensibles, vous consentez expressément à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication par SetupAI conformément à la Politique, y compris à des tiers établis au Québec et hors Québec.

SetupAI prend des mesures raisonnables pour que les renseignements qu'elle utilise ou communique soient exacts, complets et à jour. Il vous incombe de nous informer de tout changement significatif.

3. Finalités du traitement

SetupAI recueille et utilise les renseignements personnels aux fins suivantes.

3.1 Livraison de nos Services

• Réalisation des mandats de stratégie, de conception et de livraison en IA.
• Gestion de la relation client : communications, suivis et rapports.
• Réponse à vos demandes avant la conclusion d'un contrat.
• Facturation et comptabilité.

3.2 Amélioration de nos Services et communications

• Analyse des besoins et de la satisfaction de notre clientèle.
• Envoi de communications professionnelles.
• Développement d'études de cas.

3.3 Sécurité et conformité

• Détection et traitement des incidents de sécurité.
• Respect de nos obligations légales et réglementaires.
• Gestion des droits d'accès à nos systèmes.

Nous ne vendons pas vos renseignements, nous ne les utilisons pas à des fins de profilage et nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard. Les renseignements ne seront pas utilisés à d'autres fins que celles décrites ci-dessus, à moins d'avoir obtenu votre consentement ou si la loi l'exige ou l'autorise.

4. Sous-traitants et communication à des tiers

À l'intérieur de SetupAI, l'accès aux renseignements personnels est strictement limité aux personnes pour qui ils sont nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.

SetupAI fait appel à des sous-traitants et à des outils tiers, notamment pour l'hébergement du site, la messagerie et la bureautique, dont certains sont établis à l'extérieur du Québec. Ces tiers sont tenus contractuellement de protéger les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

4.1 Plateformes d'intelligence artificielle

Dans le cadre de nos mandats, nous sommes susceptibles d'utiliser des modèles d'intelligence artificielle fournis par des tiers, notamment OpenAI et Anthropic. SetupAI s'assure qu'aucun renseignement personnel n'est transmis à ces plateformes sans évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée, et qu'aucun renseignement personnel sensible n'y est transmis sans le consentement explicite de la personne concernée. Nous privilégions les configurations qui excluent la réutilisation des données aux fins d'entraînement des modèles.

4.2 Prise de rendez-vous

Les rendez-vous sont pris au moyen de Calendly (Calendly LLC, États-Unis). Les renseignements que vous inscrivez dans le formulaire de réservation y sont traités.

SetupAI ne vend ni ne loue vos renseignements personnels à des tiers.

5. Transfert hors du Québec

Certains de nos sous-traitants étant établis à l'extérieur du Québec, vos renseignements personnels peuvent être transférés et traités dans d'autres provinces canadiennes ou à l'étranger.

Conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, SetupAI effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout transfert hors Québec, afin de s'assurer que le niveau de protection accordé aux renseignements est adéquat. Si nous communiquons des renseignements personnels sensibles hors Québec, nous obtenons votre consentement exprès.

Vous pouvez obtenir de l'information sur les modalités de ces transferts en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

6. Durée de conservation

SetupAI conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à l'accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour satisfaire à ses obligations légales :

• Dossiers clients et mandats : 7 ans après la fin du mandat, en raison de nos obligations fiscales et comptables
• Demandes restées sans suite : 3 ans après notre dernier échange
• Dossiers de collaborateurs et d'employés : durée de l'engagement, puis 5 ans
• Candidatures non retenues : 6 mois, sauf consentement à une conservation plus longue
• Journaux techniques de l'hébergeur : selon la politique de conservation de notre hébergeur

À l'expiration de ces délais, ou lorsque les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis sont accomplies, ils sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

7. Exercer vos droits

Retrait du consentement. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables. Le retrait prend effet dans un délai de 30 jours suivant votre demande ; si nous ne sommes pas en mesure de répondre dans ce délai, nous vous en aviserons. Le retrait de votre consentement peut nous empêcher de continuer à vous fournir certains Services.

Accès. Vous avez le droit d'obtenir confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet, de les consulter et d'en obtenir copie. Lorsqu'ils ont été recueillis par voie électronique, nous les communiquons dans un format technologique structuré et couramment utilisé. L'accès est gratuit ; des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission.

Rectification. Vous pouvez demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, ou dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi.

Désindexation. Vous pouvez demander que cesse la diffusion d'un renseignement vous concernant, ou que soit désindexé tout hyperlien y donnant accès, aux conditions prévues par la loi.

Pour exercer ces droits, ou pour toute plainte relative à vos renseignements personnels, adressez une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@setupai.ca, en fournissant une preuve d'identité suffisante. Nous répondons dans les 30 jours de la réception de votre demande.

8. Sécurité des renseignements personnels

SetupAI met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, toute divulgation, modification ou destruction, notamment :

• Contrôle des accès fondé sur les rôles et principe du moindre privilège
• Authentification à deux facteurs sur l'ensemble de nos outils
• Chiffrement des données en transit et au repos
• Évaluations périodiques des risques relatifs à la vie privée
• Sensibilisation de nos collaborateurs à la protection des renseignements personnels
• Registre des incidents de confidentialité et protocole de notification

Aucun mécanisme n'offre une sécurité sans faille et une part de risque demeure toujours présente. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, SetupAI avise la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées dans les délais prescrits.

9. Témoins (cookies) et technologies similaires

Notre site web n'utilise aucun témoin de mesure d'audience, de publicité ou de personnalisation. Il ne charge aucun script d'analyse, et ses polices de caractères sont servies depuis le site lui-même, sans appel à un service externe.

Seuls sont consignés les journaux techniques de notre hébergeur, nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du service, décrits à l'article 2.4.

Si nous mettions en place des témoins non essentiels, votre consentement vous serait demandé avant leur dépôt et vous pourriez le retirer en tout temps. Vous pouvez par ailleurs configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les témoins.

10. Modifications à la présente politique

SetupAI se réserve le droit de modifier la Politique en tout temps, notamment pour refléter des changements législatifs, réglementaires ou opérationnels. Tout changement apparaît sur cette page, et la date d'entrée en vigueur figure en haut de celle-ci. La version en vigueur est toujours disponible sur demande.

11. Nous joindre

Pour toute question relative à la Politique ou à la protection de vos renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels
SetupAI Services Inc.
Courriel : info@setupai.ca

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de l'autorité compétente.

Commission d'accès à l'information du Québec
Site web : cai.gouv.qc.ca
Téléphone : 1 888 528-7741